fbpx

Todoist – Így szabadulj meg a teendőid fejben tartásától!

Todoist – Így szabadulj meg a teendőid fejben tartásától!
Read Time6 Minutes, 30 Seconds

Todoist egy több mint 10 éve a piacon lévő teendő lista kezelő alkalmazás amit gyakorlatilag bárhonnan használhatunk a teendőink menedzselésére. A GTD (Getting Things Done) alap eleme a teendőink nyilvántartása, erre majdnem, hogy bármit használhatunk, de a legkézenfekvőbb egy olyan alkalmazás amit tényleg erre találtak ki!

 

Miért van szükség a teendők kezelésére?

 

Azért mert az agyunk egész egyszerűen nem arra lett tervezve, hogy dolgokat nyilvántartson, hanem arra, hogy problémákat oldjon meg! Ezért van az, hogy iszonyatosan sok feladatod elfelejtünk, egyszerűen kimegy a fejünkből. Ha jobban belegondolunk bizonyos szempontból még mindig ősemberek vagyunk egy felgyorsult világban! Csak most a probléma nem az élelmiszer megszerzése hanem az, hogy a munkánkat a leghatékonyabban tudjuk elvégezni és, hogy a munka időnkben a lehető legproduktívabbak legyünk. Ezt viszont csak úgy tudjuk elérni, hogy levesszük az agyunkról a teendőink nyilvántartásának a terhét!

Miért pont a Todoist?

 

Hatalmas előnye, hogy még az ingyenes verzióban is tudunk egy projekten belül teendőket megosztani, akár 5 emberrel is! lletve számítógépen (Mac vagy PC) nem csak böngészőből tudjuk használni, hanem van dedikált programja is. Sőt Androidra és iOS-re egyaránt elérhető hozzá mobil alkalmazás.

 

Ha listába akarom szedni az ingyenes verzió által elérhető lehetőségeket azok a következőek:

  • Maximum 80 projekt (A projektek egymás alá ágyazhatóak)
  • Maximum 5 emberrel lehet megosztani egy projektet (tudunk teendőt delegálni mi is valakinek, ő nekünk és látjuk egymás teendőit a projekten belül)
  • A teendőket meg lehet jelölni prioritás (fontosság) szerint: P4 (ez az alap állapot, P3, P2, P1 (ez a legmagasabb v. legfontosabb)
  • A teendőkhöz nem csak dátumot, de időpontot is lehet rendelni (ez különösen hasznos egy telefonhívásnál)
  • 8-féleképpen szűrhetjük a teendőinket (saját teendők, kihez van delegálva, prioritás szerint, az összeset látjuk és dátum nélküliek
  • Megosztott projektben tudunk kommentelni egy teendőhöz, sőt fájlokat is tudunk megosztani ebben a “chatben”
  • Nagy mennyiségű gyors parancs áll rendelkezésünkre, így például már amikor begépeljük a teendők akkor hozzá tudjuk adni projekthez
  • A napi és a következő 7 napra eső teendők nézetével át tudjuk tekinteni a közeljövőben esedékes teendőinket

Hogy használom én a Todoist-et?

Alapvetően egy teendő kezelő rendszert mindenki máshogy használ. A Todoist által az ingyenes verzióban lehetőségként felkínált maximum 80 projekt szerintem több is mint amennyit egy ember egyszerre át tud látni. Ahhoz, hogy elkezdjük használni a Todoist-et elsőnek mindenképpen egy brain dump-al érdemes kezdeni. Ilyenkor “behányjuk” a Todoist Inbox-ába a teendőinket és csak ez után rendezzük őket projektek szerint.

 

Magukat a projekteket egy egyszerű Drag and Drop (Fogd és vidd) módszerrel bármikor mozgathatjuk. Sőt behúzva egy meglévő projektbe al projektet hozhatunk létre. Ez ugyan úgy igaz a teendőkre is! Ha egy teendő elvégzése csak több lépcsőben hajtható végre akkor simán behúzogathatjuk az ehhez kapcsolódó teendőket egymás alá.

 

 

Fontos megjegyezni, hogy a teendő neve egy konkrét folyamat célját jelentse, így máris egy egyértelmű célt (okos úgynevezett SMART cél-t) hozunk létre. Ha ránézünk egyrészt nem kell azon gondolkozunk, hogy pontosan mi is a teendő hanem rögtön tudjuk azt! Legyenek tehát a teendők (és az ahhoz kapcsolt célok) elérhetőek és konkrétak! Bőven ráér persze a brain dump után átnézni a bekerült teendőket, hogy azok egyértelműek e! Ne pepecseljünk azzal, hogy közben tisztázzuk őket!

 

A Todoist napi használata pofon egyszerű! A bejövő feladatokat nem csak az Inbox-ban tudjuk rögzíteni, hanem az adott projekten belül is. Adjuk hozzá a dátumot amikor ezt a teendőt el kellene végeznünk vagy amikorra végeznünk kellene vele. Delegáljuk a teendőt és teljesen nyugodtan fűzzünk megjegyzést (commentet) alá, már ha szükséges.

 

A Todoist ingyenes verziójában a teendőkhöz tartozó kommenteknél tudunk fájlt is csatolni!

Mi történik ha valaki befejez egy teendőt?

Az ingyenes Todoist-ban nem lehet áttekinteni a kész teendőket (Completed tasks), viszont ha azt a teendőt delegáljuk valakinek, akkor a ha elkészült vele arról küld a rendszer értesítést a Todoist-en belül is illetve e-mailben is.

A következő módon tudjuk megnézni adott projektben az elvégzett összes teendőt:

A Show completed tasks gombra rányomva látjuk az összes teendőt, az elvégzetteket is!

 

Kattintsunk a projekt neve mellet a három pöttyre, majd pedig a legördülő menü legalján fogjuk megtalálni a Show completed tasks gombot. Ha rányomunk akkor az összes (a projekthez tartozó) teendőt látjuk, köztük az elvégzett teendőket is.

Ugyan itt találjuk egyébként a különböző rendezési lehetőségeket mint pl.: rendezés dátum szerint, prioritás szerint, név szerint illetve “felelős” szerint.

 

 

 

 

 

 

 

 

Apró trükk viszont hogy ha egy teendő alá berakunk több al teendőt (Sub-task) akkor az elvégzett teendőket is látjuk! Ennek egy hátránya van, hogy a napi illetve a 7 napos áttekintő nézetben nem rendezi az al teendőket egymás alá, tehát itt nem fogjuk őket az alábbi képhez hasonlóan látni.

Ha egy teendő alá berakunk több al teendőt (Sub-task) akkor az elvégzett teendőket is látjuk!

További Todoist tippeket és trükköket itt találhatsz.

 

Mennyire jól működik ez egy kis cégnél?

Erre az alábbi tweet-et tudom csak felhozni példának:

2 perces szabály?

A GTD 2 perces szabályánál általában mindig betolom az Inbox-ba azt a teendőt amivel éppen foglalkozom. Ez egyáltalán nem jó megoldás, hiszen még jobban csökkenti a feladatra szánt 2 percnyi időt. Viszont ha éppen a boltban csücsülök és bejön egy vevő akkor a vele való 5-10-X perces foglalkozás közben biztosan elfelejtem, hogy mi volt a legutolsó dolog amit csináltam. Ilyenkor kifejezetten hasznos ha látom az Inbox-ban, hogy milyen teendők vannak bent rendezetlenül.

A helyes megoldás persze az lenne, ha a 2 perces szabály alá eső teendők egyáltalán nem kerülnének be a Todoist-be, hanem azonnal elvégeznénk őket. Ez után már csak a velük kapcsolatos információkról kellene eldöntenünk, hogy megmaradjanak e referenciának vagy sem.

0 0

2 thoughts on “Todoist – Így szabadulj meg a teendőid fejben tartásától!

Comments are closed.

Close

A honlap további használatához a sütik használatát el kell fogadni. További információ

A süti beállítások ennél a honlapnál engedélyezett a legjobb felhasználói élmény érdekében. Amennyiben a beállítás változtatása nélkül kerül sor a honlap használatára, vagy az "Elfogadás" gombra történik kattintás, azzal a felhasználó elfogadja a sütik használatát.

Bezárás