Hogy változtatta meg az életemet a GTD?

Hogy változtatta meg az életemet a GTD?

Te is érezted már úgy, hogy maga alá temetnek a feladatok? Nem tudsz produktív lenni, mert folyamatosan azon agyalsz, hogy mit felejtettél el? Néhány hónappal ezelőttig én is így voltam, de egy szerencsés véletlen folytán minden megváltozott…

A GTD az angol “Getting Things Done” szavak rövidítése, amiről a metodika megalkotója David Allen 2001-ben publikált azonos című könyvében osztott meg a világgal először. (A könyv idehaza 4 évvel később 2005-ben jelent meg “Intézz el mindent!” címmel) A módszertan alapja, hogy a megfelelő szervezéssel és tervezéssel a lehető legkevésbé stresszesen végezzük el a feladatainkat. Ennyit a száraz tényekről…

Bármennyire is hihetetlen DE ez működik!

A GTD lényege az, hogy a teendőket/feladatokat és a hozzájuk tartozó határidőket rendszerbe szervezzük! Igen, tudom ezzel már biztosan mindenki próbálkozott több fajta módszerrel is, általában ezek vagy egy nagyon kusza (és csak saját magunk által átlátható) valamit eredményeztek, ahol magának a rendszernek az üzemeltetése jóval több energiába került mint amennyit a használatával sikerült megspórolni.

Itt ne feledjük el a 20/80-as szabályt miszerint a “munkánk” 20%-ból származik a bevételünk 80%-a… Gondolom te is a munkádnak azon 20%-ára szeretnél koncentrálni amiből nagyobb bevétel származik! Ezt pedig csak akkor tudjuk elérni ha az agyunk nem folyamatosan a teendőkön agyal, hiszen nem erre van kitalálva…

A GTD módszer

A “Getting Things Done” metodika törzse a David Allen által felállított 5 lépéses rendszer, ami a következő elemeket tartalmazza:

  1. Rögzítés v. Gyűjtés (Capture)
  2. Feldolgozás (Clarify)
  3. Rendszerezés (Organize)
  4. Áttekintés (Reflect)
  5. Cselekvés (Engage)
GTD módszer munkafolyamata

Én még kiegészítenem egy 0.-ik ponttal ez pedig az “Inbox”. Az inbox azon helyeket jelöli ahová a információk beérkeznek (azok a dolgok amikből a teendőink lehetnek). Ez leginkább az e-mail fiókunk, de ez a postaládánk is (itt most tényleg a fizikai postaládára gondolok), a táskánk egy dedikált helye ahová a számlákat gyűjtjük (Vásárlás során kértél már számlát? Na ugye, ezzel is van teendőd!), a jegyzet füzetünk, stb. Fontos, hogy tudjuk, hogy hol vannak olyan helyek (vagy platformok) ahol teendőink keletkezhetnek!

Hogy épül ez fel az Inbox nálam?

Elsőnek rendeztem az Inbox-aimat, bár ezt a rendezést leginkább szanálásnak nevezném…
Rengeteg külső helyről gyűjtöttem be információkat, köztük olyanokat is amikre egyáltalán nem is volt szükségem a napi munkám során. Több száz ha nem ezer Facebook, Twitter és Instagram oldalra voltam feliratkozva, napi szinten megszámlálhatatlan mennyiségű e-mailt kaptam (emiatt is váltottam Blackberry-re), RSS Feed-ek tömkelegét követtem, például csak a Feedly-ben több mint 400 weboldal volt bepakolva, néha napi 1000 új bejegyzés fogadott amit jellemzően csak átpörgettem, ami fontosabbnak tűnt megjelöltem, de általában sosem olvastam el. Nos ez egy nagy levegővel mind ment a kukába.
Miután sikerült a bejövő (és nagyrészt egyáltalán nem fontos, sőt néha érdektelen) dolgokat lecsökkenteni közel a nullára, végre tudtam a valóban fontos információkra fókuszálni, hiszen nem csipogott a több mint 10 Facebook oldal folyamatosan amit kezelek (a Passport-ra már nem érhető el natív Facebook alkalmazás) és hasonlók.

Jelenleg a következő fő inbox-aim vannak:

  • A táskámban lévő A4-es méretű irattartó (ide kerül be a papír alapon beérkező számlák egy része)
  • Az üzletben külön dedikált genoterm ahová a kollégám gyűjti a beérkező számlákat ha ő van bent (pl.: a postaládából is), de ide kerülnek be a beérkező levelek is amiket nem én veszek át
  • A Blackberry-men a HUB-ban lévő e-mail fiókok  +1 saját Twitter fiók
  • Jegyzetfüzetem (ebből rendszeresen vezetem át a felírt dolgokat a Evernote fiókomba projekt szerint csoportosítva)

Hogy kezelem a teendőimet?

Sok megoldással próbálkoztam, Outlook Teendők, Gmail-ben a csillagozással (bejövő e-mailből keletkező teendő esetén), Google Tasks, de egyik sem vált be igazán. Aztán az Irodai Huszárok podcastben halottam a Todoist-ről ami annyira bevált, hogy már csak ezt használom. Nem csak a kollégámmal, de már a feleségemmel is vannak közös projektjeink, tudunk egymásnak feladatokat delegálni (az ingyenes változatban egy projekt egyszerre 5 emberrel osztható meg), belekérdezni egy-egy feladatba (szintén működik az ingyenes változatban a kommentelési lehetőség, sőt még fájlokat is tudunk csatolni a beszélgetésbe ha szükség van rá).

Bár Passport-ra már nincs natív Todoist alkalmazás és az androidost sem lehet már működésre bírni, viszont ha APK-ból telepítünk rá egy Mozilla Firefox-ot akkor abból tökéletesen (bár lassan) működik. Elsődleges felületnek a webest használom, próbáltam már a Windows-os alkalmazást is, de valahogy nekem böngészőből kényelmesebb. Ráadásul mivel e-mailben minden reggel megkapom az aznapra előre beírt teendők listáját így azokat bármikor vissza is tudom nézni.

Mit nyertem a GTD-vel?

Tudom hülyén hangzik, de sokkal összeszedettebb és produktívabb vagyok amióta GTD-zek! Persze néha van keményen tűzoltás is, de ez nem a rendszer hibája, viszont ha egyszerre becsúszik nagyon sok ASAP (As Soon As Possible = Amilyen hamar csak lehetséges) feladat amit nem tudsz betervezni előre (jellemzően külső okok miatt) akkor viszont elúszok még mindig.

Viszont a 2 perces szabály (amit el tudsz intézni 2 perc alatt tedd azonnal) nagyon jól működik, jellemzően a beérkező átutalásos számláknál (illetve járulék / ÁFA fizetésnél) szoktam használni, hogy azonnal ütemezem a banki átutalást a fizetési határidőre így ez például még sosem csúszott… 🙂

Share on linkedin
LinkedIn
Share on twitter
Twitter
Share on facebook
Facebook
Scroll to Top